Круговорот бумаг в природе

Наверное, каждый из нас хоть раз в жизни сталкивался с необходимостью получить какую-нибудь справку или оформить документы у нотариуса. Помните ощущение: из бумажной круговерти, казалось, не вырвешься - одна справка догоняла другую. А представьте, каково ответственным работникам исполкомов, управленцам различных рангов да министерским чиновникам. За ворохом всевозможных документов - решений, постановлений, поручений и т.д. и т.п. - порой и не видно сути проблемы. И бумажка с печатью заменяет реальное дело. А какой простор для бюрократа! Поэтому не случайно 24 сентября Президент подписал Указ N 516 "О совершенствовании системы республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь", одно из положений которого касалось сокращения документооборота в государственных органах и организациях не менее чем в два раза. О том, как обстоят дела в этом отношении в Администрации Президента, корреспондент "СБ" беседует с начальником канцелярии Президента Александром МАКАРЕВИЧЕМ.

- Хочу подчеркнуть, что работа с документами - одна из основных функций любого аппарата управления. И ей в Администрации Президента придается исключительно важное значение. Это и понятно: объективный, отработанный документ чаще всего становится основой для принятия решений, касающихся всего общества, судеб сотен тысяч людей.

Безусловно, главным результатом нашей работы с документами становятся правовые акты Президента, которые готовятся на должном уровне. К слову, благодаря этому мы смогли сократить количество направленных государственным органам декретов, указов, распоряжений и протоколов поручений более чем в два с половиной раза только за октябрь 2001 года. А это означает, что примерно во столько же раз уменьшится количество входящих документов при регистрации в государственных органах.

- Александр Федорович, скажите, пожалуйста, а каким образом этого удалось достичь?

- Мы прежде всего пересмотрели указатель рассылки правовых актов Президента и значительно уменьшили число адресатов. Ну, а следующим шагом, думаю, станет внедрение электронного документооборота между государственными органами и организациями.

Правда, должен признаться, что по другим исходящим документам - решениям в форме резолюций Президента, главы Администрации, докладным запискам, справкам, письмам заместителей главы Администрации, направленным в государственные органы и организации, картина не такая впечатляющая. Сокращение документооборота есть, но пока только на 15 процентов. Хотя в целом за прошедший октябрь количество исходящих документов уменьшилось с 12.371 до 4.489. И можно, в принципе, говорить о том, что Администрация Президента в этом деле показывает другим госорганам пример.

- И тем не менее это лишь надводная часть документооборота. Известно, что поток официальной почты, который к вам поступает, просто огромен.

- Да, к сожалению, количество входящих документов пока не уменьшается. Канцелярия Президента регулярно анализирует объем и характер документов, направляемых Главе государства из государственных органов и организаций. Ежегодно на имя Президента вносится более 4 тысяч документов. Из них докладывается ему не менее 85 процентов. Президент уделяет исключительное внимание инициативе "снизу". При этом наблюдаются две тенденции: с одной стороны, уменьшилось общее количество документов от Совета Республики и Палаты представителей Национального собрания, Конституционного, Верховного и Высшего хозяйственного судов, Национального банка, облисполкомов и Минского горисполкома, что свидетельствует об определенном повышении уровня организации государственного управления. С другой - значительную часть почты Президента теперь составляют документы Совета Министров, 60 процентов из которых внесены по инициативе самого правительства. Участились также обращения Комитета государственного контроля, Прокуратуры, Государственного секретариата Совета безопасности и Управления делами Президента.

- Что же в таком случае делать? Как выполнять требования Президента о сокращении документооборота?

- Дело в том, что на документообороте негативно сказывается укоренившаяся привычка руководителей всех уровней вместо самостоятельного решения проблем направлять соответствующие бумаги через Администрацию на имя Президента. Зачем, например, вопросы, находящиеся в компетенции Совета Министров или исполкомов, посылать Президенту? Тем не менее мы вынуждены их рассматривать и, следовательно, - докладывать Главе государства.

Хочу подчеркнуть, что пока многие ответственные работники не осознают пагубность подобных своих действий - будут тонуть в бумажном море.

- И последнее - надо полагать, что перед недавно созданным Национальным центром по архивам и делопроизводству как раз и поставлена задача вплотную заняться делопроизводством и оптимизацией документооборота?

- К большому сожалению, упраздненный Госкомитет по архивам и делопроизводству действительно по-настоящему не влиял на технологию работы с документами, не участвовал в ее совершенствовании. Предпочтение отдавалось исключительно архивному делу, а поэтому делопроизводство, оптимизация документооборота и технология управленческого труда в республике оставались как бы безнадзорными.

Вы правы: сегодня Центрархив должен возглавить работу по сокращению документооборота в республике. А первые результаты этой работы будут обобщены, проанализированы и доложены Президенту уже в ближайший месяц.