На электронный документооборот поэтапно переходят и само Министерство юстиции Беларуси, и организации, в него входящие
Вначале оценим масштабы. В среднем за год в Министерство юстиции поступает более 40 тысяч документов. Количество документов, отправляемых по почте или с помощью электронных средств связи, превышает 30 тысяч.
В целях организации документационного обеспечения управления в Министерстве юстиции используется автоматизированная система электронного документооборота «ДЕЛО». Она позволяет упорядочить работу с документами и обеспечить контроль за соблюдением сроков их рассмотрения. Данные о документообороте в Министерстве юстиции свидетельствуют о том, что наметилась тенденция его стабилизации, в основном за счет использования электронных средств связи.
За последние три года документооборот, отражающий основные категории входящих и исходящих документов, в Министерстве юстиции находится приблизительно на одном и том же уровне. Задачи ежегодного сокращения служебной переписки на бумажных носителях и последовательного перехода на электронный документооборот здесь успешно решаются.
Приказом министра юстиции от 20 августа 2012 года № 252 создана рабочая группа для организации поэтапного перехода Министерства юстиции, организаций системы Минюста и судов на электронный документооборот. Членами рабочей группы разработан и утвержден министром план мероприятий по поэтапному переходу на электронный документооборот Министерства юстиции, а также организаций системы Минюста. В рамках его выполнения работниками БелНИЦЭД разработана анкета, проведено анкетирование всех организаций системы Министерства юстиции и судов, обобщены сведения, полученные при анкетировании. Разработан проект перечня документов, которые допускается пересылать только в электронном виде. Работники центрального аппарата Министерства юстиции прошли обучение работе с проектами электронных документов в системе «ДЕЛО».
С нынешнего года подготовка проектов служебных (докладных) записок в структурных подразделениях Министерства юстиции осуществляется только в электронном виде. Подготовленные и согласованные в установленном порядке электронные документы поступают на рассмотрение министру юстиции и его заместителям.
