Доверьте ваши документы компьютеру. Электронная почта вытесняет традиционные бумажные письма…

Новые песни придумала жизнь «Письма, письма лично на почту ношу, cловно я роман с продолженьем пишу...» — который год признается голосом песняровского солиста Анатолия Кашепарова лирический герой хорошо знакомой моему поколению песни «Вологда». Всякий раз, как ее слышу, задумываюсь о том, что песня устарела. Нынче вовсе не обязательно, чтобы отправить или получить письмо, ходить на почту. И адресат из дома, где «резной палисад», все чаще перемещается в компьютер, получив поначалу непривычное нашему уху, а затем все больше примелькавшееся иностранное определение «E-mail». Получается, что новые песни придумала жизнь. Электронная почта скоро, похоже, окончательно вытеснит из нашего обихода традиционные бумажные письма. Более миллиарда человек в мире имеют персональные электронные адреса. Электронные платежи, электронные издания, электронные паспорта… Прогресс стремительно проникает в нашу жизнь, насыщая ее хитроумными новинками. Нравится это кому или нет, но современные технологии неуклонно меняют наш образ жизни. Если перемены так остро ощущает на себе каждый, каково же влияние технологий на общество и государство? Под присмотром «Белкомархива» В основе любой управленческой деятельности — государственной, экономической или производственной – лежит документ, который с момента зарождения цивилизации являлся и является единственным хранилищем информации. И в древнем обществе на свитке, и в современном на бумаге или электронном носителе он выполняет одну и ту же функцию. Хранит информацию и подтверждает ее достоверность. А вот функции документооборота сложнее – обеспечить жизненный цикл документа, начиная с момента его создания и регистрации и заканчивая списанием в архив. Принципы отечественного документооборота и ведения делопроизводства были заложены еще на заре советского государства. Создавая систему государственного управления, молодая власть должна была найти оптимальную форму для ее воплощения. И сделала это настолько удачно, что сегодня, по прошествии почти ста лет, мы по-прежнему пользуемся этой методологией. Принципы просты, а потому понятны и эффективны. Все документы делятся на три типа: входящие, исходящие и организационно-распорядительные или, как их еще называют, внутренние (приказы, поручения и т.д.). Документы регистрируются и учитываются в специальных журналах. Каждый документ, помимо содержания, имеет набор дополнительных реквизитов, помещаемых в специальную регистрационную карточку, – дату регистрации, номер, резолюции и прочие атрибуты, необходимые для обслуживания его жизненного цикла. Документы всегда имеют ответственных за их исполнение и хранение. Все документы, созданные на территории страны, являются собственностью государства и составляют национальный архивный фонд. Именно государство и его нормативная база определяют, как надо обращаться с документом, как его оформлять, хранить и передавать. Эта стройная система управления документами находится под пристальным вниманием специального комитета при Совете Министров Республики Беларусь – «Белкомархив». Что такое электронный документооборот? Именно перед «Белкомархивом» встала непростая задача – дать ответ на этот вопрос. С одной стороны, на зависть большинству развитых иностранных государств, наработанные еще со времен СССР нормативные акты сформировали высокую культуру делопроизводства и архивоведения в организациях и ведомствах Беларуси. Система функционирует надежно и четко. Но, с другой стороны, по той же причине она стала невосприимчива к быстрым переменам и применению новых технологий. Чтобы электронный документ получил в Республике Беларусь юридический статус, аналогичный твердой копии документа, скрепленной подписью и печатью, необходимо переработать огромное количество законов, стандартов и инструкций. В 2000 году, намного раньше, чем в России и Украине, в Республике Беларусь появился закон об электронном документе. А в государственной программе «Электронная Беларусь» выделен целый пакет заданий на реализацию принципов электронного документооборота. Неудивительно, что информационные технологии оказались столь востребованными для управленческой деятельности и автоматизации документооборота. Применение компьютерных сетей, электронной почты и средств групповой работы, жизненный цикл документа сокращается многократно, повышая оперативность и эффективность работы. Исключены потери документов, поиск осуществляется мгновенно, даже при отсутствии полной информации о документе, – достаточно знать приблизительно, о чем идет речь в содержании, чтобы разыскать документ среди тысяч. Но главное — показатели надежности и качества документооборота возрастают на порядок, а стоимость хранения и обработки информации снижается. Одна страница электронного документа в среднем обходится в несколько раз дешевле по сравнению с твердой бумажной копией. Возрастает уровень исполнительской дисциплины: процессы исполнения поручений и приказов становятся быстрыми, «прозрачными» и абсолютно управляемыми. Подавляющее большинство органов государственного управления и крупнейшие предприятия республики на том или ином уровне уже применяют автоматизированные системы для работы с документами. Но информационные технологии развиваются стремительно и предлагают все новые решения для электронного документооборота. Угнаться за ними становится невозможно. Эффективная вчера или еще сегодня система электронного документооборота (СЭД) еще не гарантирует, что она останется актуальной и завтра. Чтоб угнаться за современными технологиями Мы обратились за комментарием к специалистам компании СП ЗАО «Международный деловой альянс», которые с 1998 года работают в этой сфере. Разработки этой компании известны как на отечественном рынке, так и на рынках стран СНГ, а в прошлом году стали победителем конкурса «BESTSOFT-2004» в номинации «Лучшие системы электронного документооборота (управленческого)». 5 — 8 апреля с.г. на выставке «TIBO-2005» компания представит программный комплекс «канцлер», новое поколение отечественных систем электронного документооборота. По оценкам специалистов компании СП ЗАО «Международный деловой альянс» и со ссылкой на проводимые ими исследования и в Беларуси, и в России, настоящий бум в сфере электронного документооборота еще предстоит. Общество лишь вплотную приблизилось к этой тематике, а пиковый интерес можно ожидать в ближайшие два года. По мнению специалистов компании, сейчас завершается эра автоматизированных систем, созданных когда-то для учета и регистрации документов. Как правило, эти системы построены на принципах специализированных АРМов (автоматизированных рабочих мест) делопроизводителей и секретарей для учета корреспонденции и отметок в РКК (регистрационно-контрольные карточки). Подобные системы используют наиболее распространенные реляционные СУБД (системы управления базами данных) «MS SQL», «Oracle» и даже «DBF». Для своего времени это были хорошие решения. Но теперь они не могут в полной мере соответствовать растущим требованиям электронного документооборота. Их главный, но неединственный недостаток – отсутствие возможности документооборота, то есть непосредственного движения документа между адресатами и исполнителями. Эти системы могут хорошо хранить, учитывать и обрабатывать документы, но ограничены в возможностях их доставки. Они не могут динамично строить и автоматически выстраивать уровень доступа к документу. И они совершенно лишены возможности строить распределенные документопотоки для территориально удаленных пользователей и организаций. Современное развитие средств связи и коммуникаций, а также инфраструктуры информационных технологий в республике открыло новые возможности для передачи данных. Сегодня уже не только актуально, но и технологически возможно создание сложных систем электронного документооборота, которые объединяют в единое информационное пространство неограниченное количество организаций и ведомств в разных городах и даже странах. В нашей стране уже действует и успешно себя зарекомендовала единая система электронной почты для органов государственного управления «Mailgov», реализованная на передовых технологиях «Lotus Domino». Именно эта платформа, объединившая в себе электронную почту, документно-ориентированную СУБД и среду разработки, на сегодня является самой оптимальной средой для создания распределенной системы электронного документооборота. Потому важно, чтобы применяемые системы могли быть интегрированы с электронной почтой и друг с другом, обеспечивая единым документооборотом все органы государственного управления и предприятия республики. Однако, помимо технологичности различных систем, необходимо учитывать и другие важнейшие критерии. Как выбрать нужную систему? На рынке Беларуси представлено несколько десятков различных систем электронного документооборота как отечественных, так и иностранного производства. Пусть не покажется странным, но выбирать их надо не по функциональным особенностям – как раз набор функций практически стандартный. Реализованы они по-разному, но только очень подготовленный специалист может оценить их качество. Порой очень значительные и существенные требования к системам документооборота ускользают от внимания. Сначала определим первую аксиому. Универсальных программных продуктов, которые в равной степени подойдут и органам государственного управления, и крупным заводам, и маленьким торговым организациям, не существует. Всегда есть собственная специфика, свои уникальные формы и методы работы с документами, которые уже устоялись в организации, к которым привыкли люди. Лучшее — враг хорошего. Поэтому навязывать заложенную в готовом программном продукте схему работы с документами, взамен существующей, не всегда оправдано. Особенно если речь идет о программных продуктах иностранного производства. Даже нормативные базы по делопроизводству и архивоведению Республики Беларусь и Российской Федерации за последнее десятилетие стали значительно различаться. И эти тенденции становятся заметнее с каждым годом. Вторая аксиома: электронный документооборот никогда не станет завершенным и совершенным. Развитие технологий и нашего общества постоянно вносит изменения в требования к системам, автоматизирующим документооборот. Поэтому развитие и совершенствование электронного документооборота есть процесс постоянный и непрерывный. И этот процесс должен быть максимально независимым от иностранных поставщиков, гарантируя информационную и экономическую безопасность как пользователей, так и государства в целом.. Третья аксиома. Документооборот — не бухгалтерский учет. Он не замкнут в узком кругу специалистов, а охватывает даже в одной организации огромное количество пользователей, разных по вкусам, восприятию, занимаемым должностям, профилю деятельности. И эти люди должны работать в единой среде, которая должна быть одинаково дружелюбна и полезна для каждого. Именно поэтому, выбирая систему документооборота и конкретный программный продукт, следует выбирать партнера, с которым предстоит работать долго и который может решить весь комплекс сложных задач. Партнер должен иметь не только собственное решение, не быть посредником, продающим чужие программные продукты, а удовлетворять целому набору обязательных требований. И самое главное, у такого партнера должно быть не только «вчера», но и «завтра». Чтобы в один прекрасный момент не остаться со сложным технологичным программным продуктом на руках, на сопровождение, обслуживание и развитие которого собственных возможностей просто нет. Что день грядущий готовит Пытаясь заглянуть в завтрашний день электронного документооборота, надо видеть и завтрашний день нашего государства. То внимание, которое руководство страны уделяет информированию общества, передовым технологиям и инновациям, отечественным производителям сферы информационных технологий, вселяет уверенность и в перспективы электронного документооборота. Уже в ближайшее время безбумажные технологии войдут в нашу жизнь также уверенно, как электронные платежи, инфокиоски и другие достижения высоких технологий, повышающие качество жизни наших граждан, но поначалу казавшиеся несбыточной мечтой. Главное, не забывать одну важную вещь, ставшую стратегией в развитии и становлении нашего государства. Только своими силами мы сможем сделать свое будущее. Каким будет электронный документооборот Республики Беларусь, нам предстоит решать самим. И полагаться в этом вопросе мы можем только на самих себя: отечественную науку и отечественных производителей. *** Более миллиарда человек в мире имеют персональные электронные адреса. *** Одна страница электронного документа в среднем обходится в несколько раз дешевле по сравнению с твердой бумажной копией. *** Общество лишь вплотную приблизилось к этой тематике, а пиковый интерес можно ожидать в ближайшие два года.