Наше отставание в сфере информационно-компьютерных технологий закладывалось в период, когда кибернетика была объявлена наукой мракобесов, как генетика - продажной девкой империализма. Несмотря на это, в начале 80-х годов в Общем отделе ЦК КПСС группой под руководством кандидата технических наук Владимира Баласаняна была разработана электронная система документооборота Политбюро и Секретариата ЦК, а затем использовалась в аппарате Президента РФ, правда, последний счел ее административным излишеством. Тем не менее на ее базе в 1994 году родилась компания "Электронные офисные системы" (ЭОС), ставшая лидером на рынке отечественных систем комплексной автоматизации делопроизводства. Даже мировой компьютерный гигант "Майкрософт" фактически рассматривает ЭОС в качестве стратегического партнера и рекомендует разработанную им систему "Дело" как оптимальную на сегодняшний день.
Слово "документ" обычно вызывает безрадостную ассоциацию с анкетными "не служил", "не состоял", "не привлекался", с неприятными воспоминаниями о хождении по учреждениям, с изнурительными очередями, недоброжелательностью измотанных множеством посетителей служащих, с тоской по бездарно потерянному времени, с чиновничьим высокомерием и произволом, поиском бумаг, виз, распоряжений, добыванием дубликатов и иными превратностями канцелярского футбола и бюрократического столоверчения. И хотя документальная сфера считается рутинной, нудной канцелярщиной, без нее невозможна координация деятельности и управления ею, принятие полномочными лицами оптимальных решений и неустанный контроль за их исполнением, своевременное отслеживание социальных процессов и состояний.
Информатизация вызывает резкое увеличение количества документов и интенсивность их оборота. Человеческий мозг и ручной труд не в состоянии угнаться за ее темпами. Это все равно что пытаться набрать в графин воды из Ниагарского водопада. Компьютер и Интернет становятся незаменимыми помощниками и служащего, и интеллектуала. Процесс обработки документа и он сам все более явно обретают черты виртуальности. Электронный образ невозможно потрогать, на нем нельзя поставить печать (даже гербовую) и привычно передать из рук в руки.
Электронный курьер и виртуальный кабинет
Не так давно молодежь бодро пела: "Мы покоряем пространство и время, мы - молодые хозяева Земли". Тогда это казалось романтической гиперболой. Теперь ситуация меняется. Вместо тоскующего ямщика на облучке, молодцеватого фельдъегеря с кейсом в бронированном автомобиле и бдительных дипкурьеров в салоне-люкс авиалайнера на авансцену делового общения уверенно выходят планетарный Интернет и корпоративный Интранет. Несколько нажатий на клавиши - и сообщение мгновенно доставляется адресату, каким бы далеким он ни был. Чем не машина времени и телепортация информации по заданному адресу?! Не случайно герой нашего компьютерного времени Билл Гейтс назвал свою недавнюю книгу "Бизнес со скоростью мысли".
Привычный офис с изысканным интерьером и секретаршами заменяют разбросанные по квартирам сотрудники, которых объединяют виртуальные кабинеты и серверы. В США насчитывается 20 млн. "телеработников". В странах Евросоюза 5 млн. "интеллектуалов в домашних тапочках". В продвинутых структурах даже общение внутри офиса происходит через компьютер. Начальник, практикующий "сотрудничество через стенку", исходит из того, что коллега в это время может обдумывать новую идею. Нетактично прерывать трепетный в своей виртуальности творческий процесс техническими мелочами. Их можно решить потом. Возможно, рождается новый жанр джентльменства - электронная вежливость.
Появление E-mail заполнило рукописную и машинописную нишу в системе управления и резко изменило ее облик. Взять хотя бы веер инстанций рассылки приказа руководства, типовой инструкции или рекламной продукции в территориально-распределенной ведомственной или предпринимательской структуре. Отпадает знакомая по докомпьютерной жизни масса копий на ротапринте, раскладывание их по конвертам, которые предстояло заклеить, снабдить адресами, а затем передать в почтовое отделение и терпеливо ждать их доставки адресатам. Интегральная система управления документами и отражаемыми ими процессами деятельности людей, помимо функций канцеляриста, делает многое, что раньше не представлялось возможным. Например, связки между документами, поиск их по ключевым словам и другим признакам, групповая работа над ними, фиксация поступления в один адрес противоречащих команд-указаний, что позволяло чиновнику отстраниться от решения затронутого вопроса или решать его по "своему усмотрению".
В виртуальном кабинете реализуется идея "единого окна" как места приема и регистрации документов независимо от количества рассматривающих их инстанций. При этом исключается потеря документов (каждого шестого!) и проблема их аврального поиска, на который уходит треть рабочего дня. Время обработки документов сокращается на 75%, производительность канцелярского труда повышается на 50%. Это открывает путь к общей электронной "записной книжке" служб протокола и персонала.
Ввод информации - не аналог машинописи, а управление документами, он включает в себя нечто большее, нежели их сортировку и хранение. Профессия секретаря постепенно исчезает, его заменяет образованный, дипломированный референт. Как и всякое новшество, переход в инфосферу будущего наталкивается на психологические, организационные и даже лексические проблемы несоответствия понятийного аппарата российской и западных систем управления, которые нельзя обойти усовершенствованием перевода. Деньги, и немалые, с лихвой окупаются в ближайшие год-два, не считая прибыли, благодаря более быстрому заключению контрактов и опережению конкурентов, возможности сокращения штатов, экономии бумаги и расходных материалов, снижению командировочных и транспортных издержек. Но эти деньги мало иметь. Надо понимать, что перспективность их вложения в систему управления гораздо выше покупки шестисотого "Мерседеса".
С другой стороны, "низы" должны вносить коррективы в привычные психологические стереотипы, а это не всегда комфортно, по американским данным, примерно для 5 - 8% персонала. Первое, с чем пришлось столкнуться, был синдром компьютерной клавиатуры. У пожилой машинистки резко снизилась выработка, что угрожало размеру предстоящей пенсии. Пришлось перепрограммировать клавиши. Позднее операторам стала мешать "мышка". При наборе больших массивов информации она отвлекала правую руку. Выход был найден в перенесении ее функций на клавиши регистра.
Кстати, электронная прозрачность документации оказалась удобной не только для менеджера, но и для собственника. Иначе нетрудно попасть в ситуацию, описанную Чеховым, когда столь милый сердцу вишневый сад неожиданно для хозяев "уплыл" в собственность ловкого управляющего. Можно надеяться, что со временем прежние методы документального мошенничества вымрут, как динозавры и мамонты. Неясно, правда, что вырастет на их "костях"...
Бумажный омут
Бытовые достоинства бумаги несомненны. Удобство пользования ею не имеет аналогов. Недаром неотъемлемой частью электронного контракта является его бумажное оформление. Бумагу легче хранить, идентифицировать, труднее изменить юридически верно оформленный текст, оперативно и бесследно избавиться от него. Когда в США выявились финансовые аферы, на экране ТВ показали обрезки бухгалтерских документов, внезапно оказавшихся "лишними". Но согласитесь: потрепанные журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, карточки движения документов и тому подобные звенья их "жизни" устарели не только технологически, но и психологически.
Сетевые технологии, помимо оперативности поиска документов, втрое сокращают потребность в бумаге и расходных материалах, на 80% уменьшают нужду в архивных хранилищах. Отпадает необходимость многократного копирования материалов, а также распечатки их там, где с ними достаточно ознакомиться визуально на мониторе персонального компьютера. В Западной Европе делается 19 - 25 копий каждого документа. В России, учитывая протяженность территории, слабость компьютерной базы и привычку создания запасов "на всякий случай", эту цифру можно смело удвоить и даже утроить.
Кроме того, становится возможным заменить громоздкий и пыльный архив сериями компактных дискет и лазерных дисков, а знакомого по старым фильмам солидного архивариуса с неизменными нарукавниками - безусым оператором ЭВМ. Технологически это реально. Но психологию людей нельзя ломать через колено. Стрессы обойдутся намного дороже сэкономленной бумаги и аренды помещений для хранения документов. По американским оценкам, в базы данных за 25 лет их существования занесено всего 10 - 15% информационных ресурсов организаций. Основной их массив хранится в традиционном виде. Поэтому в США 85% документооборота остается бумажным, несмотря на то, что 75% административных функций и 73% почтовых операций осуществляется по Интернету. В докладе генерального секретаря ООН Кофи Аннана признается, что, несмотря на экологическую угрозу сокращения площади лесов, производство и потребление бумаги к 2010 году увеличится в мире на 50%.
Билл Гейтс привел данные об экономической эффективности пересмотра системы документирования в корпорации "Майкрософт". В области маркетинга вместо 114 бумажных документов используют 9 электронных. Ликвидация 350 тыс. письменных отчетов о продажах принесла экономию в 40 млн. долл. в год.
Объем находящихся в оперативной базе документов у отдельных российских предприятий достигает 3 млн., но лишь 30 тыс. из них (1%) находятся в непосредственной обработке. Остальные ждут своего часа на файлах. Попробуйте представить себе объем их бумажного эквивалента!
Человек и документ
Документация и бухгалтерская отчетность становятся интеллектуальной собственностью государственных и корпоративных организаций. Будучи частью их информационных ресурсов, они представляют коммерческую ценность. Ими необходимо грамотно управлять. Интеллектуальные технологии, сочетающие децентрализованное делопроизводство с централизованным контролем за созданием и прохождением документов, реализацией и экспертизой принятых решений, повышают культуру управления и качественно изменяют роль человеческого фактора. Административный работник перестает быть персональным носителем технологической, кадровой и управленческой информации. Зачастую, когда сотрудники канцелярии или отдела кадров уходят с работы, бумажные архивы остаются в плохо доступном для их преемников виде либо исчезают вместе с ушедшими, нередко всплывая у конкурентов. В деятельности организации наступает сбой. СМИ до сих пор гадают, что содержалось в "одиннадцати чемоданах с компроматом" бывшего вице-президента РФ Александра Руцкого? Каким образом они исчезли и где в настоящее время находятся? И вообще, был ли мальчик?
Превращение делового мира в электронный делает доступ к документу не зависящим от автора. Он становится достоянием ответственных лиц организации и ее руководства. Даже корпоративная прозрачность оставляет чиновнику меньше оснований для апломба, самоуправства, выпячивания должностного "я", раздувания из соображений престижа "своего" штата и собственной неизменно исключительной роли в решении различного рода вопросов, психологического давления на людей, суживает поле вымогательства и коррупции. Занесенный в базу данных документ, по которому не принято решение, сам сигналит о неполадках в работе офиса. Если же предпринятые действия субъективны, об этом узнает значительный круг вышестоящих лиц и коллег, могущих дать им содержательную и правовую оценку, а служащего, нарушившего деловую этику, поправить либо отстранить от работы.
Иными словами, традиционно диктаторская "власть стола" уступает место гораздо более демократичной "власти файла". Впрочем, и документальная демократия не может быть без берегов. Транснациональные институты типа Всемирного банка навязывают целым странам модель "электронного управления", неверно переводимого как "электронное правительство". Она предлагает прозрачность документов. Это позволяет быть в курсе чужих технологических новаций и организационных инициатив, перехватывать "ноу-хау", подавлять конкурентов, сохраняя за пользователями "помощью" статус технологической провинции, поставщика сырья и полуфабрикатов, а главное - интеллектуального донора. Энергичное продвижение отечественной технологии документального управления поможет защитить Россию от нависшей угрозы интеллектуальной агрессии.
Разработанная специалистам ЭОС система документооборота "Дело" позволяет дозировать допуск к информации и персонифицировать с помощью паролей и криптографических шифров, включая электронную подпись, круг лиц, имеющих право использования информационного поля организации. Гармоничное соединение прозрачности документооборота и сохранности служебной тайны, доступа к материалам и персональной ответственности за распоряжение информацией, открытость ее движения и конфиденциальность использования - прорыв в отечественных технологиях управления. Они обещают вдохнуть энергию в нынешнюю государственную службу, ибо причиной низкой эффективности ее перманентного реформирования остается отсутствие единых критериев планирования и оценки деятельности отдельных звеньев и персон в океане разнородной информации, классифицируемой по алгоритмам уходящей индустриальной эпохи.
Информационная цивилизация требует системного менталитета, иной стратегии управления и системы его документального обеспечения. Государство становится ответственным субъектом международного сообщества, возвращаясь на роль генерального координатора национальных (а не только корпоративных) интересов. В США исполнительная власть резко ужесточает контроль за экономической жизнью нации и ее виртуальным оттиском в виде системы функционирования документов. В июле 2002 года президент Буш, озвучивая стратегию внутренней безопасности страны, сделал акцент на защите национальных информационных систем, а также объявил о введении жестких уголовных санкций (до 25 лет тюремного заключения) за мошенничество в форме искажения финансовой отчетности и махинаций с документами. Унификация делопроизводства провозглашена одной из задач Евросоюза. Появляется новый спектр возможностей - основанное на регулирующей роли государства сквозное управление в рамках не только отраслей и регионов, но и всей страны или группы стран.
Российские "ноу-хау" - реальный предвестник вступления самой большой страны мира в информационную цивилизацию на основе творческого синтеза национальной традиции делопроизводства и компьютерных технологий. Это - единственное не силовое и не репрессивное средство социальной терапии, способное системно свести на нет чиновничий произвол, вымогательство и коррупцию.
АНДРЕЕВ Игорь.
