Каждый руководитель обязан позаботиться о своевременной сдаче документов в архив
По результатам проверок Минтруда и соцзащиты в каждой 2-й организации архивное законодательство так или иначе нарушается. Нередко документы неправильно хранятся, приходят в негодность или теряются, хотя действующие законодательные акты об архивах обязывают работодателя сохранять документы по личному составу 75 лет. Однако социальная ответственность руководителей, особенно коммерческих организаций, крайне низка — такого мнения придерживается Ирина КОВГАНОВА, директор Минского городского архива.
— Обеспечение сохранности, учета и использования документов, ликвидированных и ликвидируемых субъектов хозяйствования негосударственной формы собственности, а также государственных организаций, не имеющих правопреемника, одна из важнейших наших задач, — подчеркивает Ирина Ивановна. — Архив наш существует с 2002 года, у нас отличная материально-техническая база. В двух хранилищах созданы оптимальные условия для хранения документов, а это 27854 дела, чего нельзя сказать об архивах коммерческих фирм.
Оптимально использовать фонды помогает освоение и применение на практике компьютерных технологий, благодаря чему внедрение автоматизированных архивных технологий идет в хорошем темпе. Информационная система архива постепенно наполняется электронными документами (описи дел, базы данных, текстовые файлы).
— При подведении итогов работы Государственной архивной службы отмечалось, что в
— К сожалению, документы 90-х годов — периода бурного развития частного предпринимательства в нашей стране — представлены фрагментарно. Мы часто не можем выдать людям справки о подтверждении их рабочего стажа за этот период. Статистика результативности обращений в архив по поводу документов за 90-е годы прошлого века такова: 50,6 % положительных ответов на запросы, 49,4 % — отрицательных. Людям приходится объяснять, что в нашем архиве нет документов, на основании которых можно выдать справки, необходимые для назначения пенсии, потому что до
Сейчас ситуация изменилась. Если человек столкнулся с проблемой сохранности на предприятии документов по личному составу и, прежде всего, документов по стажу и заработной плате в период работы до 1 февраля 2003 года, он может обратиться в суд. А мы можем оказывать консультативную помощь субъектам хозяйствования, находящихся в процессе ликвидации, а также осуществлять контроль за процессом подготовки документов к сдаче в архив.
— Какие документы необходимо передать в Минский городской архив ликвидируемым организациям негосударственной формы собственности?
— Документы о создании организации (решение, устав, учредительный договор, копия свидетельства о регистрации); документы о ликвидации организации (копия протокола, копия ликвидационного баланса); отчеты о финансово-хозяйственной деятельности, приложения и объяснительные записки к ним, приказы по основной деятельности; приказы о приеме, перемещении, увольнении, длительных зарубежных командировках; статистические отчеты, сведения по основным видам деятельности; штатные расписания и изменения к ним; протоколы собраний учредителей; лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы; личные дела уволенных работников; расчетно-платежные ведомости по заработной плате; трудовые договоры; личные карточки уволенных работников.
В практике нашей работы возникали ситуации, когда действующие коммерческие фирмы в результате длительной реорганизации бывших государственных структур обретали статус их правопреемника. И сейчас они (фирмы) не имеют условий для хранения документов (либо эти условия не соответствуют установленным требованиям), что ставит под угрозу сохранность документов постоянного хранения и по личному составу. Поэтому вместе с сектором по архивам Управления по контролю и делопроизводству Мингорисполкома мы стараемся делать все возможное, чтобы проблема была решена.
— Если есть проблемы, значит, и количество граждан, стремящихся их разрешить, немалое, судя по всему?
— Итоги 2006 года показали, что по сравнению с 2005-м количество обращений граждан в архив увеличилось на 1000 (2104 запроса). В этом году мы прогнозируем увеличение подобных обращений еще на 1000. В связи с этим в архиве идет работа над созданием и пополнением поименной базы данных на работников ликвидированных предприятий. Использование ее в десятки раз сократит время персонального поиска и исключит холостой просмотр дел.
— Через 30 лет проблем с подтверждением стажа и назначением пенсии уже не должно быть. Ведь в 2003 году Беларусь перешла на персонифицированный учет. Как вам видится будущее вашего учреждения и других архивов по личному составу?
— Тридцать лет — это миг для истории. Чтобы сотрудники архивов были по-прежнему востребованы, нужно разрабатывать новые направления деятельности. Опыт такой работы есть в Поставском архиве по личному составу. Они стремятся сделать свой архив центром исторического краеведения, проводят научно-методическую работу, методические выставки, собирают исторические материалы, объявляют смотры-конкурсы на лучшую летопись населенного пункта, района и т.п. Мне очень близка позиция, когда архив по личному составу стремится стать культурным центром города.
