Сегодня почти все предприятия и организации инвестируют в IT-технологии. В кабинетах мерцают мониторы, появились локальные компьютерные сети, переливаются светодиодами серверы… Вроде бы даже специализированное программное обеспечение имеется, но точно этого факта никто не помнит: давненько им не пользовались. А ведь когда-то на внедрение системы электронного документооборота израсходовали десятки тысяч долларов. А результат получили нулевой: дорогая техника в лучшем случае используется как калькуляторы и печатные машинки. К сожалению, неэффективное вложение средств в IT-разработки достаточно распространенное явление в Беларуси.
«По щучьему веленью…» бывает только в сказке. Но так хочется верить во что-то волшебное. Скажем, во всемогущество современных процессоров. Ведь в секунду они способны делать миллиарды операций. Вот многим и кажется, что такая техника быстро справится с рутинной работой: бухгалтерией, накладными, учетом… Надо только нужную программу установить — и дело в шляпе.
Это распространенное заблуждение немалого числа руководителей. Они выделяют средства на приобретение техники, финансируют покупку сложного программного обеспечения, а потом упорно ждут результата, который не спешит появляться.
А ведь деньги потрачены немалые. Скажем, на крупном предприятии в бухгалтерии — 20—30 человек, около полутора десятков маркетологов, 8—10 специалистов в отделе снабжения, 5—6 экономистов… А всего — человек 100 менеджеров, которым надо купить компьютеры — в среднем 700—800 долларов, сервер тысяч за 5—6 плюс затраты на IT-инфраструктуру, приобретение программного обеспечения… В итоге, чтобы автоматизировать только центральный офис, необходимо вложить 100—120 тысяч долларов. Естественно, за такие деньги руководитель хочет получить результат. Желательно на следующий день.
— Часто приходится сталкиваться с непониманием, что создание системы автоматизации — это такой же производственный процесс, как сборка автомобилей или выпуск корпусной мебели, — комментирует начальник департамента пусконаладочных работ корпорации «Галактика» Геннадий Олишевко. — Как и в любом производстве, тут необходимо строго соблюдать технологическую цепочку, нарушение которой ведет к заведомо отрицательному результату. В понимании заказчиков создание системы автоматизации заканчивается на стадии закупки техники и ПО. Но любая программа — это всего лишь диск. Она не заработает качественно, если не пройдет адаптацию, не будет настроена под специфику финансово-экономической деятельности конкретного предприятия.
Внедрение ПО — услуга не из дешевых. На Западе этот процесс стоит в среднем в 1,5—3 раза дороже, чем само программное обеспечение. Белорусская IT-отрасль развивается в том же направлении. Другой вопрос, что немало заказчиков пытаются на внедрении экономить. А в результате дорогое и качественное программное обеспечение может оказаться бесполезным в практическом использовании. И получается парадокс: вроде бы и система автоматизации есть, а пользоваться ею нельзя.
Стандартный пример. На одном из предприятий установили систему автоматизированного бухучета «1C», но решили сэкономить на ее настройке (ведь работа специалиста стоит в среднем 30 долларов в час). Подумали: бухгалтера сами разберутся. Но они же не программисты. В результате программа по сей день лежит мертвым грузом. А ее богатый набор аналитических функций свелся к ведению куцых электронных таблиц регистрации платежек и счетов-фактур, который с тем же успехом можно делать в стандартных приложениях, доступных на любом офисном компьютере моложе 10 лет.
Распространенное заблуждение: система электронного документооборота будет работать в автономном режиме. Многие руководители ожидают, что техника возьмет на свои «процессоры» всю офисную рутинную работу. А потом через месяц-другой обнаруживается, что ничего в компании не изменилось. Начинают разбираться в причинах. Оказывается, сотрудники просто не пользуются новым программным обеспечением, все делают по старинке. А ни одна умная электроника без человека работать не может.
— Эффективная система автоматизации быстро обрабатывает и анализирует большие объемы первичной информации, — говорит Геннадий Федорович. — Но ее должны вводить сотрудники. Автоматизация в работе рядовых офисных служащих ничего не меняет и на порядок не упрощает их труд. Многие процессы остаются прежними. Зато система электронного документооборота позволяет руководству предприятия видеть сводную аналитическую информацию по всем аспектам работы компании в режиме реального времени.
Другими словами, если специалист по продажам вовремя не составил заявку, техника его не «подменит». Более того, для работы любой информационной системе необходим ввод первичных данных, так сказать, сырья для обработки. А вот насытить «первичкой» базы зачастую забывают. А точнее, не хотят.
При внедрении инноваций всегда приходится сталкиваться, как минимум, с глухим недовольством коллектива, его консерватизмом. Освоение новых технологий требует от сотрудников дополнительных усилий: необходимо постичь новое ПО, учиться… У редкого работника это вызывает восторг. Зачастую процесс обучения пускают на самотек, ограничиваясь инструкциями и правилами ведения документации «по-новому».
Не раз наблюдал: вроде бы и система автоматизации неплохая установлена, а ею никто не пользуется. Значит, в нужный момент руководство не ударило кулаком по столу. На одном из белорусских предприятий директор после внедрения системы автоматизации потребовал от подчиненных отчета, как они используют новые технологии. Оказалось, что в подавляющем большинстве никак. Стоило лишить некоторых сотрудников премий и пообещать в следующий раз уволить, как все сразу освоили новое программное обеспечение.
Часто все вложения в IT-технологии сводятся на нет из-за отсутствия стратегического плана автоматизации предприятия. Чтобы полностью поставить на информационные рельсы документооборот, среднему по размерам заводу необходимы миллионы долларов. Естественно, процесс внедрения новых систем происходит поэтапно, растягивается на несколько лет. Сначала автоматизируют одну службу, проводят тендеры, закупают технику, ПО. Потом приходит очередь другого подразделения. Если это делается без общей концепции, автоматизация получается лоскутной. По науке перед выбором системы автоматизации необходимо провести предпроектное исследование, комплексно просчитать все необходимые затраты и их эффективность. Обычно на подготовительный этап приходится 5—10 процентов стоимости внедрения системы автоматизации. Зато потом не приходится переплачивать за допущенные стратегические ошибки.
