Что необходимо знать о легализации документов
Выезжаешь за границу на отдых, работу, просто к знакомым, и появляется необходимость оформления документов и их переводов для различных ведомств иностранных государств. Такие понятия, как «апостиль», «легализация», вызывают как минимум непонимание. В № 4 «ЮГ» прочитала короткую информацию на сей счет Жанны Захаровой. Но эта информация не сняла все вопросы, которые у меня возникли, в том числе и по процедуре легализации документов. Помогите мне и другим читателям разобраться с ними, объясните, в каких случаях и какие министерства проставляют апостиль…
Алла Петрукевич, г. Гомель.
Когда возникает необходимость оформления документов для представления за границей в различных целях (открытие представительств или компаний, оформление наследства, трудоустройство, заключение брака и др.), граждане и юридические лица сталкиваются с определенными требованиями властей иностранных государств к документам, выданным на территориях других стран. Это связано с необходимостью оценки документов на предмет их подлинности. В этой связи существуют специальные процедуры признания документов: консульская легализация или проставление апостиля, именуемого как упрощенная легализация.
Легализация в международной практике означает подтверждение подлинности и юридической силы документа, составленного за границей или предназначенного для использования в зарубежном государстве («legalis» (лат.) — законный). Легализовать документ – значит подтвердить его подлинность в установленном законом порядке. От прохождения процедур легализации освобождаются документы, предъявляемые в рамках международных договоров, в которых содержатся нормы, отменяющие требования легализации.
Легализация документа требуется практически всегда, когда его необходимо представить в официальные органы другого государства. Это означает, что документ, выданный, например, в Беларуси, имеет юридическую силу на территории нашей страны, где его можно полноценно использовать, но для его представления в официальные органы другого государства потребуется легализация.
Легализация документа всегда осуществляется на территории только той страны, в которой он был выдан (оформлен). Если вы выехали за рубеж и предъявили документ без легализации, то вам, скорее всего, придется как минимум передать документ обратно для прохождения упомянутых процедур, а при невозможности (нет знакомых, родственников) — вернуться обратно.
Процедура консульской легализации является многоступенчатой: заверения производятся в ведомствах страны происхождения документа и дипломатическом представительстве страны назначения документа. Например, в Беларуси: Министерство юстиции — Главное консульское управление Министерства иностранных дел — посольство страны назначения.
Подтверждаются подписи и должности лица, выдавшего документ, и оттиск проставленной на нем печати. В нашем государстве документы первично предъявляются в министерства: юстиции, образования или иностранных дел в зависимости от вида документа. После заверения в Главном консульском управлении Министерства иностранных дел документ представляется в дипломатическое представительство иностранного государства, на территории которого он будет использоваться. Если в нашей республике имеется дипломатическое представительство (посольство, консульство) страны назначения документа, то больших проблем в этом нет. Сложнее, когда на нашей территории нет соответствующей дипмиссии. В этом случае может возникнуть необходимость выезда за границу для завершения процедуры консульской легализации: например, в г. Москву, в посольства Канады, Объединенных Арабских Эмиратов, Ливана, Шри-Ланки и других.
Для упрощения вышеописанной процедуры консульской легализации была подписана Гаагская конвенция от 5 октября 1961 года (далее — Конвенция), отменяющая требования легализации иностранных официальных документов. Суть ее заключается в том, что многоступенчатая процедура консульской легализации упрощена до предъявления документа в одно ведомство страны его происхождения для проставления апостиля.
Апостиль — штамп, форма и содержание которого установлены Конвенцией. В соответствии с нормами Конвенции этот штамп удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ (т.е. должность), и в надлежащем случае — подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ.
Конвенция не распространяется на документы, составленные дипломатическими или консульскими агентами, и на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.
В соответствии с Конвенцией каждое договаривающееся государство назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля. В нашей стране к таким органам относятся: Министерство юстиции, Министерство образования, Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции, Министерство иностранных дел (постановление Совета Министров от 15.12.1992 № 754).
Правительством установлены как органы, проставляющие апостиль, так и компетенция каждого из них. В частности, Министерство юстиции проставляет апостиль на документах, исходящих из учреждений юстиции и судов, Министерство образования — на документах, исходящих из подведомственных учреждений образования, Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции – на документах, исходящих из республиканских архивных учреждений, Министерство иностранных дел — на всех иных видах документов.
Общий принцип наделения полномочий — подведомственность учреждений. Если документ не подпадает под юрисдикцию конкретного ведомства, то предъявляется в МИД, в частности в его главное консульское управление.
Рассмотрим конкретные документы. На доверенностях, свидетельствах о праве на наследство, согласиях и других документах, удостоверенных у нотариуса, а также на решениях судов о расторжении брака, усыновлении и др. апостиль проставит Министерство юстиции.
На дипломах о высшем образовании, выданных, например, Белорусским государственным университетом, Минским лингвистическим университетом, апостиль проставит Министерство образования, поскольку эти вузы подчинены данному министерству. На дипломах, выданных Белорусским государственным медицинским университетом или Академией Министерства внутренних дел, апостиль проставит МИД, поскольку названные учреждения образования подчинены Министерству здравоохранения и Министерству внутренних дел соответственно.
Кроме документов об образовании, наиболее часто оформляются документы отделов ЗАГС гор(рай)исполкомов: справки о семейном положении и свидетельства о регистрации актов гражданского состояния (о рождении, заключении брака, усыновлении, перемене имени и др.), а также дипломы о присуждении ученых степеней и аттестаты о присвоении ученых званий Высшей аттестационной комиссии Республики Беларусь, справки об отсутствии судимости, выданные органами внутренних дел, справки ЖРЭО о составе семьи. На все эти документы апостиль проставит МИД.
В ряде случаев документы для иностранных властей оформляются в нотариально засвидетельствованных копиях либо с переводами на иностранный язык, на которых подпись переводчика свидетельствуется нотариально. На таких копиях и переводах апостиль будет проставляться в Министерстве юстиции.
В нашей республике проставление апостиля является административной процедурой. Механизм ее осуществления подчиняется Закону от 28 октября 2008 г. № 433-З «Об основах административных процедур» (вступил в силу 12.05.2009).
В соответствии с нормами Указа Президента от 16 марта 2006 г. № 152 гражданин должен представить в соответствующий орган (по компетенции) официальный документ, на котором необходимо проставить апостиль, и документ о внесении платы. Срок совершения процедуры — 1 день со дня предъявления документа, а при необходимости проведения специальной проверки или запроса документов(сведений) от других органов(организаций) — 15 дней. В связи с этим в каждом ведомстве установлены часы приема и выдачи документов.
За проставление апостиля взыскивается государственная пошлина (консульский сбор) в размере одной базовой величины (35 000 руб.). Льготы для плательщиков за данный вид действия не предусмотрены.
В настоящее время стран — участниц Конвенции — 98. Наиболее часто оформляются документы в такие страны — участницы Конвенции, как Австрия, Великобритания, Венесуэла, Германия, Греция, Израиль, Нидерланды (Голландия), США, Турция, Франция, Швейцария, Швеция и другие.
Таким образом, при направлении документа в страны, присоединившиеся к Конвенции, необходимо проставление апостиля. Если же страна, в которую предназначается документ, не является участницей Конвенции, нужна консульская легализация. Выбор процедуры легализации зависит от типа документа, поскольку существуют документы, в которых не проставляется апостиль.
Имеются случаи, когда процедуры легализации может не потребоваться:
— когда между Республикой Беларусь и государством, на территории которого планируется использовать документ, заключен двухсторонний договор (либо конвенция), отменяющий требование легализации;
— когда учреждение иностранного государства не требует его легализации;
— когда легализация невозможна по причине его типа (вида), характера.
Республика Беларусь является участницей конвенций о правовой помощи и правовых отношениях по семейным, уголовным и гражданским делам: Минской конвенции 1993 г. и Кишиневской конвенции 2002 г. В совокупности участниками этих конвенций являются все страны СНГ и Грузия.
В конвенциях содержится норма, в соответствии с которой документы, которые на территории одной стороны выданы (засвидетельствованы) компетентным учреждением (уполномоченным лицом) в пределах его компетенции и по установленной форме и скреплены гербовой печатью, принимаются на территориях других сторон без прохождения каких-либо процедур подтверждения, т.е. без легализации.
Аналогичная норма содержится и в двухсторонних договорах Беларуси о правовой помощи с Болгарией, Вьетнамом, Литвой, Латвией, Польшей, Кубой, Чехословакией, Венгрией.
Учитывая вышеизложенное, для принятия документов без прохождения процедур легализации существует ряд требований. Документы должны иметь:
— статус официального документа (выданного уполномоченным органом (лицом) по установленной форме);
— гербовую (официальную) печать.
В некоторых договорах наряду с понятием «гербовая печать» введено понятие «официальная печать», что по своему значению в целях этих договоров является идентичным. В договоре с Кубой о наличии печати речь не идет. Однако, по нашему мнению, его нормы должны применяться аналогично с вышеупомянутыми договорами, где такое требование присутствует.
Таким образом, если документ совершен белорусским нотариусом и будет использоваться в Российской Федерации, то дополнительных требований по легализации к нему предъявить не должны, поскольку на территории нашей страны документы, совершенные нотариусом, имеют статус официальных и в своей деятельности нотариусы используют гербовую печать. Аналогично будут приниматься на территории нашей страны документы, совершенные нотариусом Российской Федерации.
Особое внимание следует уделить правоприменительной практике по договорам о правовой помощи, имеющей место в ряде зарубежных стран. Возможность принятия документов без легализации рассматривается в зависимости от характера правоотношений, в которых документы будут использоваться. Таким образом, решающее значение имеет не статус документа, являющегося официальным в стране происхождения, а сфера его применения в стране назначения. Это означает, что, например, доверенность, удостоверенная белорусским нотариусом, будет приниматься без легализации только при использовании в рамках отношений, подпадающих под сферу действия договора о правовой помощи, а при использовании в сфере административно-правовых отношений необходимо будет ее легализовать. Представляется, что при таком подходе практически невозможно самостоятельно, без дополнительных консультаций установить сферу правоотношений по использованию того или иного документа, например доверенности на представительство по регистрации компании, покупки автомобиля и т.д.
Это приводит к тому, что независимо от наличия вышеназванных договоров о правовой помощи в каждом случае следует узнавать мнение конкретного органа страны назначения документа о возможности его принятия без прохождения процедур легализации.
Также в правоприменительной практике имели место случаи:
1) когда в стране, присоединившейся к Гаагской конвенции 1961 г., конкретные органы требовали прохождения процедуры консульской легализации;
2) в странах, не являющихся участниками Гаагской конвенции, принимались документы с проставленным апостилем.
При данных обстоятельствах самым важным источником достоверной информации по способам оформления документов является организация, в которую документ в конечном счете будет представлен. Получение заранее такой информации позволит сэкономить ваше время и деньги.
