В настоящее время ведется разработка проекта новой редакции Инструкции по делопроизводству в госорганах и иных организациях. Об этом на встрече с журналистами в Национальном пресс-центре рассказал директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Андрей Рыбаков:
Иллюстративное фото
– От того, как мы сохраняем и систематизируем документы, зависит то, как мы затем сможем использовать этот архив. И здесь активно сегодня внедряются современные информационные технологии, коммуникационные системы. Стоит задача обозначить общие требования, а также учесть специфику, когда у нас наряду с бумажным документом все более активно создается электронный. Поэтому в настоящее время возникла необходимость в разработке проекта новой редакции Инструкции по делопроизводству в госорганах и иных организациях.
Сегодня законодательство позволяет практически любой документ создавать и хранить в электронном виде. Однако специалисты продолжают изучать этот вопрос: в каких случаях этого достаточно, а где необходима сохранность и бумажного оригинала? В случае же с электронным архивом возникает необходимость связать разрозненные документы воедино – просто заархивировать их и хранить на компьютере – малоэффективно. Также необходимо рассмотреть вопросы передачи электронных архивов организаций в центральный государственный на постоянное хранение. Какие условия должны быть созданы в единой информационной системе, чтобы документ в ней не потерялся ни через пять, ни через сто лет? Вопросов немало, после тщательного изучения все решения найдут отражение в разрабатываемой инструкции.
Андрей Рыбаков обратил внимание на еще один важный аспект:
– Практически все документы, которые хранятся в архиве, содержат персональные данные. И здесь возникает ряд вопросов и ограничений: как учитывать и использовать такие документы? Какие ограничения к использованию могут быть? Кому можно их предоставлять и допустимо ли использовать в проектах? В законодательстве, касающемся персональных данных, именно архивная специфика на сегодняшний день не отражена. Поэтому здесь также нужно искать решения. Безусловно, они будут найдены.
