Современные компьютерные технологии позволили значительно повысить эффективность работы частного унитарного предприятия «Гомельская универсальная база»
Недавно на базе объектов торговли Гомельского облпотребсоюза состоялся республиканский семинар-учеба. О его работе рассказывалось в одном из предыдущих номеров «ВП». В числе прочих участники семинара посетили ЧУП «Гомельская универсальная база». По общему мнению, тамошний опыт программного обеспечения оптового предприятия заслуживает самого пристального внимания и распространения в системе потребительской кооперации.
Популярный программный продукт
По словам директора ЧУП «Гомельская универсальная база» Павла Семенюка, с 1993 года на предприятии эксплуатировался программный комплекс, включающий автоматизированное рабочее место экономиста по ценам, товароведа, бухгалтера, а также ряд вспомогательных программ. Однако с учетом современных требований и перспектив развития универсальной базы потребовались принципиально новые подходы в организации дела. В результате было принято решение о приобретении и адаптации программного комплекса «1С:Предприятие» — самого распространенного программного продукта в нашей республике. Непосредственно на Гомельской универсальной базе доработка и внедрение комплекса осуществлялось группой компаний «Аверсон-Софт» из Минска.
Популярность программного комплекса «1С:Предприятие» объясняется прежде всего тем, что он предназначен для автоматизации товародвижения и бухгалтерского учета с полным расчетом налогов и выходом на баланс предприятий, осуществляющих любые виды деятельности на территории республики. Несколько пользователей могут одновременно работать в единой базе данных, а все изменения, вносимые одним из них, тут же становятся доступными для остальных. Для каждого из пользователей сетевой версии устанавливается набор прав на владение обрабатываемой системой информацией и настраивается индивидуальный интерфейс для быстрого доступа к часто используемым функциям и режимам. Преимущество «1С:Предприятие» и в том, что это достаточно гибкая и открытая для дальнейших действий система, которая позволяет оперативно вносить доработки, например дополнять бухгалтерские проводки, формировать новые отчеты и т.д. Кроме того, предусмотрена возможность взаимодействия с другими программными комплексами.
В электронном виде
В рамках «1С:Предприятие» специально разработано рабочее место экономиста по ценам. При этом он осуществляет контроль цен на товары, в том числе и по накладным, поступающим от поставщиков в электронном виде. Специалист может завести карточку нового товара, присвоить ему уникальный номенклатурный номер, заполнить необходимые реквизиты, сформировать оптовую и розничную цены, выполнить переоценку и дооценку товара, создать справочник наценок или скидок для дальнейшей автоматической выборки с учетом различных видов отгрузки, разных партнеров. Для информации: карточка товара доступна для изменения только экономисту по ценам, а для чтения — всем остальным пользователям.
При поступлении товара имеется возможность воспользоваться услугами электронной почты. В результате отпадает необходимость в ручном вводе приходных накладных, как это было раньше, а значит, обеспечивается значительная экономия рабочего времени, исключается вероятность допущения каких-либо ошибок. Пока что импорт приходов в электронном виде реализован с СОАО «Спартак», а в дальнейшем подобная схема будет применяться в работе со всеми основными поставщиками.
Отличительной особенностью программного комплекса является также электронное формирование заявок и создание на их основе накладных на отгрузку товара. Предусмотрены два варианта: упрощенный (полуавтоматический) и комплексный (автоматический). При упрощенном варианте с универсальной базы по электронной почте ежедневно рассылается прайс в виде электронной таблицы, где содержатся сведения о товарах, включая остатки. Получателю остается только заполнить в полученном таким образом прайсе графу «Заказ» и возвратить сформированную заявку обратно на базу опять же по электронной почте. На основании полученных данных товаровед в свою очередь формирует счета-фактуры на отгрузку заказанных товаров. Такая схема не требует дополнительных затрат на оборудование и программное обеспечение, а также какой-либо специальной подготовки персонала.
Автоматический вариант (Мобильный Заказ MobileSop) представляет собой мобильную систему для автоматизации работы и организации контроля деятельности торгового агента с помощью карманных персональных компьютеров. Связь КПК с сервером программного комплекса «1С:Предприятие» обеспечивается с помощью услуги мобильной сотовой связи, предоставляемой в данном случае оператором Velcom в пределах действия сети. Торговый агент, находясь на удаленном расстоянии от центрального офиса Гомельской универсальной базы, может в любой момент соединиться с сервером и обновить (загрузить) базу данных по товарам. С целью повышения эффективности его работы организован поиск товара по коду, названию, поставщику (производителю), товарной группе. После окончания формирования заявки производится ее автоматическая калькуляция, и клиент сразу же получает информацию о сумме заказа. Далее заявка передается по сотовой связи с помощью мобильного телефона в сервер программного комплекса, где на ее основе автоматически создается счет-фактура. Товароведу (оператору) надо лишь распечатать отборочный лист для склада и в автоматическом режиме сформировать расходную накладную. Обратите внимание: все приходно-расходные документы автоматически формируют проводки для бухгалтерского учета и отражаются в отчетах различных служб предприятия.
Банковские операции производятся с использованием системы «Клиент—банк». Все платежные документы при формировании выписки банка, а также по поступлению и реализации товаров автоматически попадают на счета по расчетам с поставщиками и покупателями. Это позволяет своевременно контролировать выполнение поступающих платежей покупателей и производить расчеты за полученные товары, выполненные работы и оказанные услуги. Сегодня программа обеспечивает формирование по запросу около 20 стандартных и 13 дополнительных отчетов.
На базе программного комплекса «1С:Предприятие» выполнена автоматизация принадлежащего Гомельской универсальной базе магазина «Дисконт». Для автоматической передачи накладных в магазин и приема информации с результатами его работы в обоих комплексах реализованы соответствующие программные инструменты. В «Дисконте» создана локальная сеть, объединяющая все оборудование (компьютеры, кассы, весы, модем). Она постоянно подключена к сети универсальной базы с помощью цифрового, так называемого DSL-соединения.
На снимках: за работой — ведущий товаровед торгового отдела Гомельской универсальной базы Людмила ПЕТРЕНКО.
