Первые системы автоматизации делопроизводства были разработаны для высших органов власти СССР — ЦК КПСС и Совмина. А первые коммерческие программные продукты появились в 1994 году. Сегодня подобные системы называют EDMS — Electronic Document Management Systems (системы электронного документооборота — СЭД).
Глава Администрации Президента Беларуси Геннадий Невыглас в начале года заявил, что для дальнейшей эффективной реализации принципа одного окна первоочередной задачей является создание единой информационной сети между государственными учреждениями. Говоря другими словами, создание системы электронного документооборота между государственными органами управления. Во многих странах Европы и в США созданы и действуют так называемые электронные правительства.
Сегодня в Беларуси уже автоматизировано 21 министерство из 25 (84 %), из них в 7 министерствах использованы собственные разработки автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ) (33,3 %), в 14 министерствах разработку программного обеспечения для автоматизации документооборота заказали «на стороне». Усредненные показатели неплохие, однако… Скажем, если на данный момент средства автоматизации документооборота внедрены в 100 % министерств, в Совете Министров, Совете Республики и ряде других органов государственного управления, а также на крупных госпредприятиях (СП ЗАО «Мілавiца», ОАО «Керамин» и др.), то что сдерживает появление межведомственного электронного документооборота, который объединит все вышеперечисленные организации в единую информационную сеть? Наличие межведомственного обмена информацией в режиме реального времени помогло бы заработать в полную силу системе одного окна.
Валентина Полещенко, директор УП «Центр электронного документооборота» при БГУ:
— Российский опыт последних лет показал, что именно государство является локомотивом рынка АСДОУ. Именно госорганы заинтересованы в распространении средств автоматизации документооборота, получении отчетности от организаций всех форм собственности в электронном виде, а также в создании так называемого электронного правительства. Вслед за государственными флагманами вынуждены «подтянуться» к электронному документообороту и субъекты хозяйствования. Сейчас же их информированность по вопросам внедрения СЭД, ее функциональным возможностям и экономической эффективности еще очень низка. Что касается тенденций и анализа белорусского рынка СЭД, то можно сказать, что стимулирование спроса на автоматизированные системы управления документами идет «сверху». Уже сейчас большинство правительственных документов передается организациям-исполнителям в электронном виде. Таким образом, министерства и другие госучреждения вынуждены переходить на новый уровень работы. Далеко не все министерства и ведомства могут сразу внедрить полнофункциональную систему электронного документооборота с применением средств электронной цифровой подписи — такой объем работ лучше проводить поэтапно.
В первую очередь обеспечивается прием, регистрация и контроль исполнения документов, полученных организацией в электронном и бумажном виде. Во вторую — создание, визирование и подписание проектов документов в электронном виде и передача их адресатам. Завершающим этапом, как правило, является создание электронного архива организации. На практике министерства и ведомства стремятся уже на первом этапе обеспечить прием и передачу документов в электронном виде подведомственным учреждениям. Эта мера позволяет повысить скорость и качество исполнения поручений правительства и Президента, что особенно важно после принятия Директивы N 2. В межведомственном документообороте необходимо объединять системы разных производителей, и это объединение может быть осуществлено за счет унификации формата электронного документа из различных локальных систем.
Почему министерства не могут договориться и работать с 1—2 электронными системами, совместимыми друг с другом и обеспечивающими высокую степень интеграции? Ведь если тенденция «лоскутности» при внедрении систем в ведомствах сохранится, у нас может повториться российский сценарий, с его разношерстным «зоопарком программ»! Системами управления документами в России за последние годы обзавелись практически все госорганы федерального и регионального уровней. Но с 2006 года в РФ стоит вопрос о жизненно необходимой сертификации СЭД и выработке стандартных технических требований к ним. В РФ сейчас называются колоссальные суммы, которые придется выделить из бюджета на переоснащение программного парка АСДОУ в органах госуправления. Что же нужно предпринять в Беларуси, чтобы предупредить возникновение дополнительных издержек при организации «электронного правительства»?
— Сегодня отмечается бурный рост использования высоких технологий для управления документами, — говорит директор департамента информационных систем СП ООО «Бевалекс» Евгений Шильдкрот. — На российском рынке офисных приложений присутствует около 40 программных продуктов как российского, так и зарубежного производства. На белорусском рынке их круг существенно уже. В данный момент представлены два типа решений для автоматизации управления документами. Это тиражируемые программные продукты, в основном разработки российских IТ-компаний или западных брендов, собственные разработки отечественных компаний или собственные разработки органов госуправления и министерств.
Тиражируемый продукт (профессионалы еще называют его «коробочным») — это просто «помощь секретарю». Он не способен удовлетворить потребности заказчика, касающиеся управления знаниями и менеджмента документов.
Настоящая система электронного документооборота в современных условиях обеспечивает интеграцию работы на сотнях и тысячах рабочих мест с бумажными и электронными документами.
Эксперты говорят и о прямой экономической отдаче внедрения безбумажного электронного документооборота. Например, на регистрацию входящего документа до внедрения СЭД уходило 3 минуты. После запуска системы в промышленную эксплуатацию — 1 минута. Подготовка типового отчета до внедрения СЭД занимала 120 минут, после — 5—10 минут. Плюс заметное сокращение затрат на расходные материалы, курьерские услуги и содержание архива.
