Пишите письма
В психологической литературе разработаны правила общения посредством электронной почты — так называемого нетикета или сетикета (от англ. слова net — сеть и русского «этикет»).Например, при оформлении e-mail обязательно должны быть заполнены поля: «Кому», «Тема», «Важность письма» (при необходимости) и «Текст сообщения». Если вам необходимо сделать рассылку одинакового текста (например, приглашения), лучше воспользоваться функцией «скрытая копия», чтобы получатель письма видел только адрес своей почты в соответствующем поле.
Стандартная структура (в частности, делового) электронного письма:
1. Шапка с названием организации.
2. Приветствие.
3. Содержание, цель обращения.
4. Прощание.
5. Личная подпись (Ф.И.О.) с указанием контактов и ссылка на сайт организации.
Если предполагается добавление большого по объему вложения (более 500 килобайт), следует предупредить об этом своего адресата.
Считается корректным, если ответ на письмо не превышает двух суток. В случае потребности задержаться с ответом следует уведомить адресата об этом дополнительно с пояснением причины.
При ответе на письмо лучше оставить прежний текст без изменений, а свой новый ответ написать сверху. Это делается для того, чтобы сохранилась нить переписки и ее можно было перечитать, в случае необходимости припомнить детали.
Так же, как и при телефонной беседе, сеанс электронного общения принято заканчивать тому, кто первый вступил в переписку.
Не допускайте грамматических ошибок
Что касается психологических аспектов цифрового взаимодействия, то можно отметить следующие:♦ уважайте время и пространство других людей, не загружайте их лишней информацией;
♦ старайтесь не вовлекаться в конфликты и не становитесь их инициаторами;
♦ относитесь с пониманием к личным и профессиональным границам другого человека в случае, если вам ответили игнорированием на заданные вопросы или предложение о сотрудничестве. Может быть, ваш адресат в этом не совсем заинтересован;
♦ предпринимайте попытки сделать ваш текст более мягким (особенно при отказе на поступившую просьбу). Поскольку в электронной переписке отсутствует интонация и живая мимика (если не считать смайлики), ваш ответ может показаться респонденту излишне резким и грубым;
♦ перечитывайте написанное послание перед отправкой полностью. Ведь набирая текст, обычно мы делаем это быстро, иногда второпях. И здесь велик риск допущения грамматических ошибок, что делает прочтение вашего письма не столь приятным и отнюдь не повышает уважение к вам со стороны адресата;
♦ в свою очередь, прощайте другим допущенные ошибки, относитесь к этому с пониманием. У человека может быть плохое зрение или действительно нехватка времени и внимательности. Будьте снисходительны к длинным ответам, глупым вопросам. Проявляйте корректность, если приняли решение сообщить респонденту о допущенных им ошибках;
♦ не стоит сообщать в электронной переписке какую-либо личную информацию, пароли, адреса, фото посадочных талонов в транспорте, интимные подробности личной жизни. Следует помнить, что нередки случаи вскрытия почтовых ящиков или же отслеживание переписки — вероятность доступа к вашей почте посторонних лиц.
Таким образом, по сути, правила цифрового этикета во многом схожи с нормами общечеловеческих этических принципов. Соблюдая их, вы наверняка достигнете успеха в освоении грамотности общения в виртуальной переписке.
Екатерина Сапего, кандидат психологических наук, психолог РОО «Белорусское общество психологов» и ОО «Белорусская ассоциация психотерапевтов», преподаватель, доцент кафедры кадровой политики и психологии управления Академии управления при Президенте Республики Беларусь.
