Пропустите в загс без очереди, или Как решать “бумажный” вопрос через “одно окно”

— Нотариусы были пионерами в становлении работы по принципу “одно окно”. Какие достигнуты результаты?
— Если говорить о статистических данных, то в первом квартале 2007 года  к нотариусу для сбора документов обратилось граждан на 26,4 процента больше, чем за аналогичный период прошлого года. За прошлый год нотариусами республики по обращению граждан было направлено свыше 207 тысяч запросов.
—  Загсы работают по этому же принципу?
— Да. За 2006 год органы загс выдали гражданам по их заявлениям более 400 тысяч свидетельств о регистрации актов гражданского состояния и справок, содержащих сведения из записей актов гражданского состояния. Из них по заявительному принципу “одно окно” — порядка 180 тысяч документов. В то же время загсами по заявкам других государственных органов выслано порядка 100 тысяч справок и других документов.
—   Когда гражданин приходит к нотариусу или в загс, знает ли он, что теперь сам собирать необходимые документы не должен?
— Во-первых, и нотариус, и работник загса по тем действиям, которые требуют сбора документов, сразу должен предложить гражданину эту услугу. А, во-вторых, сегодня уже и в райцентре, и в сельском населенном пункте знают достаточно о принципе “одно окно”, в соответствии с которым сбор документов осуществляет орган, в который обратился граждан. Мы с вами не должны забывать, что воспользоваться “одним окном” гражданин должен захотеть сам, а наша задача — сообщить ему о такой возможности. Нотариусы и работники загсов проводят большую разъяснительную работу в этом направлении. Всего по республике за 2006 год нотариусы 1200 раз выступили в СМИ, работники загсов — более 1700 раз. В каждой государственной нотариальной конторе, отделе загс на информационных стендах имеется информация о работе по принципу “одно окно”.
— Какие новые способы информирования населения используются?
— Работа нотариальных контор и отделов загс организована так, чтобы каждый обратившийся любую необходимую для него первоначальную информацию получил оперативно, без очереди. Например, в Гродненской области по результатам анализа наиболее часто возникающих у граждан вопросов разработаны брошюры: “Что такое “одно окно”?”, “Что лучше — завещание или дарение?”, “Как оформить банковскую карточку”. Их всегда можно найти в холлах нотариальных контор. Брошюра “О регистрации брака” рекомендована для использования всем отделам загс области, а “О регистрации рождения” — выдается женщинам-роженицам при посещении Гродненского областного клинического родильного дома.
В Гомельской области специалисты управления юстиции, заведующие нотариальными конторами ежемесячно участвуют в часовой программе “Задай вопрос власти” — в прямом эфире областного радио отвечают на вопросы граждан. Сейчас открыт новый проект — “Ток-шоу “Точка разбора”, в котором уже запланирована тема правового обслуживания населения нотариусами Гомельской области.
— Бывают случаи, когда необходимость обратиться в одну нотариальную контору возникает у значительного количества людей. Так возникают очереди. Какие принимаются меры, чтобы их не было?
— В  соответствии с приказом министра юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 г. № 394 на руководителей организаций системы Министерства юстиции, в том числе на руководителей нотариальных контор возложена персональная ответственность по оперативному разрешению на местах проблемных вопросов, а также по искоренению бюрократизма. Руководители нотариальных контор обязаны ежедневно с учетом количества обратившихся граждан распределять нагрузку между работниками, анализировать вопросы, по которым обращаются граждане, и обеспечивать взаимозаменяемость работников на случай их временного отсутствия.
— В практику работы внедрена также предварительная запись, в том числе и по телефону.
— Предварительную консультацию можно получить, как правило, у консультанта нотариальной конторы либо дежурного нотариуса. Сообщение об этом обязательно имеется на информационных стендах. Во всех государственных нотариальных конторах в соответствии с Директивой № 2 в зависимости от штатной численности определенное количество дней в неделю установлен  прием граждан с 8.00 и (или) до 20.00. Руководители государственных нотариальных контор в субботние, а также воскресные дни (если организована работа государственной нотариальной конторы в этот день)  обязаны находиться на рабочих местах. Избавиться от очередей в нотариальных конторах районных центров удалось и за счет расширения нотариального обслуживания в агрогородках.
— Расскажите, пожалуйста, подробнее об организации нотариального обслуживания в агрогородке.
— В агрогородке нотариальное обслуживание осуществляется  государственной нотариальной конторой того района, на территории которого образован агрогородок. Выезды на места организуются на основании заявок председателей сельских, поселковых исполнительных комитетов. Информация о днях и времени приема граждан государственными нотариусами размещается в средствах массовой информации, в доступных для граждан общественных местах агрогородков  — магазинах, отделениях связи, школах, сельских Советах и др.
Таким образом, жителю агрогородка для совершения нотариального действия нет необходимости ехать в нотариальную контору, он может обратиться к нотариусу по месту своего жительства.
Очень удобно при такой технологии реализовывать принцип “одно окно”.  Нотариус, приняв заявку на выездном приеме в агрогородке, например на оформление наследства либо удостоверение договора, собрав необходимые документы и, приехав во второй раз, уже может совершить нотариальное действие, за которым обращался гражданин. Так, в 2006 году нотариальное обслуживание было обеспечено в 280 агрогородках, в которые было осуществлено 1425 выездов и принято свыше 3300 граждан.
— Один из самых “больных” вопросов — очередь в отделах загс. Говорят, летом возрастает количество желающих зарегистрировать брак. 
— Статистика свидетельствует: с каждым годом число браков растет. Это связано прежде всего с тем, что сейчас вступают в брак молодые люди, родившиеся в 80-х годах, когда была высокая рождаемость. Например,  в 2000 году зарегистрировано около 62,5 тысячи браков, а в 2006-м — более 73 тысяч, т.е. почти на 15 процентов больше.
Для того чтобы как можно больше наших граждан смогли зарегистрировать брак в тот день, который они наметили, в органах загс вводятся новые формы работы. Например, предварительная запись на регистрацию брака. Теперь на желаемую дату вступающие в брак могут записаться в течение всего года, в том числе и по телефону. При этом молодым людям сообщается конкретная дата подачи заявления о вступлении в брак.
По желанию граждан во всех отделах загс и домах гражданских обрядов брак может быть зарегистрирован в воскресенье или будний день. Предлагается и при согласии молодых проводится  регистрация брака нескольких пар одновременно. А в летний период отделам загс дополнительно выделяются благоустроенные помещения в учреждениях культуры для регистрации браков в торжественной обстановке. Эта форма работы была в прошлом году достаточно востребована, и в помещениях дворцов и домов культуры нашей республики зарегистрировано более 760 браков.
— Высокие требования, предъявляемые к обслуживанию граждан, обусловливают необходимость быстрого и качественного обмена информацией между государственными органами и организациями...
— Да, деятельность нотариата и отделов загс тоже тесно связана с работой других государственных учреждений, таких как органы внутренних дел, отделы исполкомов, организации здравоохранения, жилищно-эксплуатационные службы, организации по государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним, налоговые органы. Чтобы обеспечить реализацию заявительного принципа “одно окно”, необходимые сведения и документы из этих органов представляются при помощи почтовой, факсимильной, телефонной связи. Для повышения  оперативности работы в нотариальных конторах созданы банки данных запрещений отчуждения недвижимого имущества и завещаний, внедрены IТ-технологии. Благодаря этому нотариусы направляют запросы и получают необходимые документы из территориальных агентств по государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним через Интернет.
Как прогрессивный метод работы отдела загс администрации Первомайского района г.Минска можно отметить его взаимодействие с другими службами исполкома посредством электронной почты, организацию с помощью интернет-технологий предварительной записи на подачу заявления на регистрацию брака в торжественной обстановке. В дальнейшем предполагается распространить эту форму работы на все  отделы загс Минска.