«Бюрократия расширяется, чтобы удовлетворить потребности расширяющейся бюрократии», — писал Оскар Уайльд. Верность этого утверждения мне довелось не раз прочувствовать на себе за многие годы учебы и работы в университете. Как выяснилось, заведение располагает очень разветвленным административным аппаратом, в котором одних только отделов кадров целых четыре. При этом создается впечатление, что службы практически никак не связаны между собой: когда один из отделов запрашивает определенный список документов, он делает это, не оглядываясь на то, какие из них уже есть в университетских архивах. Порой в течение месяца приходится представлять наполовину дублирующие друг друга пакеты документов.
В итоге за шесть лет я четырежды заполнял личное дело, занес несколько копий трудовой книжки и диплома, а уж ксерокопий моего паспорта в университетских архивах бесследно растворилось вообще несчетное множество. В очередной раз, передавая увесистый пакет в руки сотрудников одной из административных служб, даже в шутку поинтересовался, не пытается ли университет таким образом выполнить показатели по сбору макулатуры, и, если что, выразил готовность в этом посодействовать. Правда, юмора не оценили.
Хотя порой отсутствие координации между различными отделами как–то уж особенно заметно. Например, в тех случаях, когда требуется сходить в одно здание, получить там документ и отнести в соседнее. Более того, выдавая выписку об оценках за кандидатские экзамены, мне прямо сказали: не терять! В случае утраты восстановить бумагу крайне проблематично. В таком случае в чем смысл настолько развитого бюрократического аппарата, обладающего, по всей видимости, несколькими дублирующими контурами и компьютерной сетью, если даже такая простая на первый взгляд операция для них представляет великую трудность? Неужто по–дедовски вручную заполняют?
Еще один аспект. Имея за плечами уже немалый опыт сотрудничества со своим университетом, заметил: более половины документов, которые указаны в списке необходимых для поступления в аспирантуру, я уже относил в другие отделы. Информация, содержащаяся в остальных, зачастую дублировала друг друга. Таким образом, на мой взгляд, все сведения, которые необходимо подать выпускнику этого же самого университета, претендующему на статус аспиранта, вполне можно было бы собрать на двух–трех листах.
Одно радует: работники в описанном мной учреждении очень отзывчивы и приветливы, помогают оперативно решать возникающие вопросы и в целом производят гораздо лучшее впечатление, нежели сотрудники любого другого госучреждения. Общаться с ними приятно, хотя, на мой программистский взгляд, выполняемая ими работа может быть в значительной степени автоматизирована. Ведь все необходимое программное обеспечение уже имеется. Дело за малым — быстрее интегрировать его в процесс документооборота. А при грамотном подходе к организации процесса можно добиться значительного эффекта простым сокращением количества документов. Таким образом, можно было бы извлечь двойную выгоду: оптимизировать численность административного аппарата, увеличить зарплату его работникам и сэкономить время клиентов. Ведь если бы они вместо заполнения непонятно зачем нужных документов и сбора под ними подписей ответственных лиц, которые эти документы зачастую даже не читают, занялись своей непосредственной работой, то смогли бы добыть немало денег как для себя лично, так и для всей страны. Время — деньги.
При этом ни в коем случае нельзя допустить бездумного сокращения численности служащих, как это предлагают многие горячие головы. Без оптимизации процедур метод «ножниц» только усугубит ситуацию, создаст лишние очереди и в конечном итоге не приведет ни к каким положительным сдвигам. Сначала — электронный документооборот и перевод в электронную форму всей возможной информации.
А пока наша бюрократическая система работает по принципу черной дыры: она засасывает все попадающие в нее документы, требуя постоянно все новых и новых. Как мне кажется, именно тут и кроется самое крупное гнездо неэффективно и непроизводительно используемых работников, с чем также можно и нужно бороться всеми силами.
ivan.syulzhin@yandex.ru
Советская Белоруссия №206 (24587). Вторник, 28 октября 2014.
