Что может послужить основанием для принятия руководителем оперативных и стратегических решений? Без данных управленческого учета здесь не обойтись. Однако процесс внедрения этого инструмента на отечественных предприятиях пока далек от совершенства.
Кратко о главном
Чтобы понять, насколько успешен бизнес и что поможет повышению его эффективности, руководителю достаточно порой изучить два-три грамотно составленных документа. Но речь идет не о бухгалтерских, а об управленческих данных. Ведь принципиальное отличие этих двух видов отчетности — в ориентации на разных пользователей. Так, бухгалтерский учет прежде всего рассчитан на потребителей информации из внешних структур. Например, налоговых и контролирующих органов. Управленческие данные необходимы менеджменту компании для принятия внутрикорпоративных решений, связанных, например, с совершенствованием производства, снижением затрат, расширением или сужением ассортимента выпускаемой продукции… Это та самая информация, которая зачастую является коммерческой тайной.
По сути, управленческий учет — это процесс идентификации, измерения, накопления, анализа, подготовки, интерпретации и предоставления финансовой и производственной информации. Эти данные сродни бухгалтерской отчетности, но несколько отличаются от нее. Далеко не каждый руководитель сможет разобраться в тонкостях бухгалтерского баланса, если у него нет специальных навыков. Да и штатный экономист при изучении бухгалтерской информации что-то возьмет на вооружение, а что-то отбросит за ненадобностью. В чем преимущества учета «для внутреннего пользования»? Возьмем, например, такую проблему, как неэффективное управление финансами. Нередко руководитель задается вопросом: куда ушли деньги? Бухгалтерский учет вряд ли представит прозрачную картину. А помочь может простая вещь — платежный календарь либо план движения денежных средств (одна из форм управленческого учета). Бывает, что некоторые позиции, например, долгосрочные вложения, выносятся за пределы бухгалтерского баланса. Такой подход искажает общую картину на предприятии и не позволяет менеджерам принять правильные и эффективные управленческие решения. Специалисты утверждают: внедрение управленческой отчетности в приемлемой для предприятия форме позволит решить ряд проблем, в числе которых: низкая платежеспособность, задержки выплат; низкая рентабельность или убыточность; сложности с привлечением финансирования; расточительное расходование средств; чрезмерная дебиторская либо кредиторская задолженность; недостаток оборотных средств… В общем-то, проблемы, характерные для многих производителей.
Выбор пути
Как правило, на отечественных предприятиях частной собственности используется такая схема создания отчетности, при которой структурные подразделения предоставляют первичные документы отдельно и для бухгалтерского, и для управленческого учета. Обе отчетности реализуются в разных базах и несравнимы между собой. Основное достоинство такой схемы — в возможности применять методы и принципы, которые официальный бухучет пока не использует. Но есть и недостаток — двойная проводка информации влечет за собой дополнительные трудозатраты, отвлекает большое количество сотрудников.
Для крупных промышленных предприятий характерна схема, при которой экономический отдел извлекает необходимые данные из бухгалтерского учета. Подобный опыт хорошо известен организациям, входящим в структуру какого-либо министерства или концерна, — именно так в большинстве случаев готовятся отчеты для профильных ведомств.
Существует и такой вариант — сделать хорошую управленческую отчетность и на ее основе организовать бухгалтерскую. Достоинства такой оперативной схемы в том, что в бухгалтерский учет попадает точно выверенная информация. Однако для бухгалтерии такой вариант более трудоемкий: чтобы изъять из управленческой отчетности нужные данные, требуется немало сил и времени. Подобный подход актуален для предприятий разных форм собственности, однако сегодня его чаще используют частные организации.
Золотая середина
Наиболее эффективным вариантом, пусть и неидеальным, некоторые эксперты считают дополнение информационной базы бухгалтерского учета расширенными справочниками, каталогами, адаптированным планом счетов. Согласно методике здесь используются все нормативные документы, которые регламентируют бухучет. Получается, что в одной информационной базе благодаря использованию двух методик будет и две отчетности. Этот вариант подходит для предприятий, на которых хорошо поставлен бухгалтерский учет. В первую очередь им потребуется методология, изложенная на бумаге и утвержденная соответствующим положением. Сотрудники, которые формируют управленческую отчетность, должны быть ознакомлены с этим документом, после чего создаются классификаторы и справочники, которые заполняются для создания отчетности. В результате получается управленческая отчетность, сформированная в программе для бухучета, но в различных разрезах, аналитиках, по подразделениям, счетам, продукции… В чем преимущества такого подхода к постановке управленческого учета? Во-первых, он не предполагает дополнительного привлечения сотрудников: с этим вполне справится либо бухгалтерия, либо планово-экономический отдел. Во-вторых, методология похожа на бухгалтерскую, а значит, ее освоение не займет много времени. В-третьих, поскольку все реализовано в одной базе, то и необходимые финансовые ресурсы минимальны. И наконец, полученная отчетность адекватна и многофункциональна — ее данные помогут при составлении бизнес-планов, позволят обосновать принимаемые решения перед собственниками и акционерами, отчитаться перед профильным ведомством…
Процесс не ради процесса
Прежде чем внедрять на предприятии управленческую отчетность, менеджерам стоит четко обозначить цель, ради которой эти действия будут предприняты. Если цели нет, то с большой вероятностью можно утверждать, что полученные данные вряд ли будут полезны на практике. Кроме того, препятствиями могут стать и другие факторы, например, отсутствие четко выстроенной финансовой структуры. Далеко не на всех предприятиях существует деление на центры финансовой ответственности (ЦФО), которые обладают определенными полномочиями. При этом важно, чтобы полномочия одного сотрудника не распространялись на зону ответственности другого и каждый человек занимался тем, за что он реально отвечает. Конечно, стоит принять во внимание и такой фактор, как инерционность персонала. Как показывает практика, чем серьезнее изменения, которые внедряются на предприятии, тем больше негативных эмоций они вызывают у сотрудников. Поэтому считается, что для постановки грамотного управленческого учета необходим не один месяц работы.
Мнение эксперта
Александр Попов, руководитель проекта отдела управленческого консалтинга ЗАО «ИПМ-Консалт»:
— Управленческий учет нужен для того, чтобы понять, каково реальное состояние дел на предприятии, спрогнозировать дальнейшее развитие. Какие данные будут внесены в эту отчетность, решается для каждого бизнеса отдельно. Например, можно все выстроить на одной-единственной форме, отражающей динамику производства, если именно от объема выпуска зависит финансовое состояние предприятия. В общем, можно считать что угодно, но делать это нужно обязательно.
Еще несколько лет назад управленческий учет ассоциировался у многих с учетом наличных денег. Бухгалтеры относились к этому виду отчетности с опаской. Но эта система реально работает. Там есть свои правила, методология, отчетные формы, которые, кстати, похожи на бухгалтерский учет. Там есть своя логика и, самое главное, свои принципы. Это создается сотрудниками предприятия для себя, для собственной пользы. Поэтому управленческий учет имеет большую ценность. Но понимать это нужно всем, и прежде всего руководству: без поддержки сверху инициатива рядовых сотрудников не приведет к значимым результатам.
